Poznaj szczegóły działania programu FinansNet
Elektroniczny segregator
Elektroniczny segregator stanowi serce systemu. To tutaj rozpoczyna się proces obiegu dokumentu, który trafia do systemu w postaci elektronicznej takiej jak na przykład JPG, PDF, MT940 lub XML ISO200222.
Segregator pozwala na łatwy dostęp dokumentów zgromadzonych w systemie ich filtrowanie według zadanych kryteriów, wyszukiwanie, podgląd ich elektronicznych reprezentacji oraz weryfikację sposobu ich księgowania. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy uwolnić się od uciążliwych dokumentów papierowych, zmniejszyć koszty związane z ich przechowywaniem i usprawnić dostęp do nich.
Z tego miejsca możemy wybrany dokument zaksięgować z użyciem okna wprowadzania lub korzystając z asysty automatycznego księgowego. Możemy dodatkowo go opatrzyć dodatkowymi komentarzami, które ułatwią jego wyszukanie i pracę z nim. Z segregatora możemy z łatwością przejść do innych części systemu takich jak karta kontowa czy rejestr VAT.
Integracja ze skrzynką pocztową
Wystarczy wysłać maila, aby dokumenty trafiły wprost do segregatora.
Dzięki wbudowanym mechanizmom integracji ze skrzynką poczty elektronicznej umieszczenie faktury w systemie jest wyjątkowo proste. Wystarczy załączyć dokument to maila i skierować go pod wskazany adres poczty elektronicznej.
Otrzymujesz faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej? Doskonale! Wystarczy, że przekażesz wiadomość dalej pod adres systemu księgowego FinansNet, a już po kilku sekundach znajdzie się w segregatorze księgowego.
Twoi klienci przesyłają dokumenty elektroniczne, które drukujesz? Już nie musisz. Wystarczy, że wyślą do wiadomości systemu księgowego, a program sam zadba aby nic nie zginęło.
Księguj nawet 10 razy szybciej
Księguj dokumenty szybciej i taniej dzięki mechanizmom automatycznego rozpoznawania zawartości dokumentów zintegrowanym w programie księgowym FinansNet!
Wystarczy przeciągnięcie pliku skanu na okno segregatora, a program samodzielnie zidentyfikuje rodzaj dokumentu, odczyta jego zawartość, przypisze do odpowiedniego okresu księgowego i umożliwi jego automatyczne zaksięgowanie.
Współpraca z innymi systemami firmy
Konstrukcja zorientowana wokół dokumentów elektronicznych sprawia, że program FinansNet jest w stanie współpracować z innymi systemami komputerowymi w przedsiębiorstwie
Dzięki zaawansowanym mechanizmom wymiany dokumentów faktury z systemu magazynowego mogą trafiać wprost do elektronicznego segregatora działu księgowego, a uniwersalny format opisu dokumentu sprawia, że zapisy same trafiają na odpowiednie konta.
Posiadasz już w firmie system ERP lub planujesz jego wdrożenie i zastanawiasz się czy program księgowy Kleks będzie z nim współpracował? Masz pomysły na bardziej efektywną pracę przedsiębiorstwa oraz działu księgowego, lecz szukasz inteligentnych rozwiązań? Tworzysz lub wdrażasz oprogramowanie dla firm i chcesz je uzupełnić o program księgowy? Nie zwlekaj. Skontaktuj się z nami. Odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy znaleźć optymalne rozwiązanie.
Liczne ułatwienia w codziennej pracy
System FinansNet został wyposażony w wiele mechanizmów, których zadaniem jest ułatwić i przyspieszyć pracę.
- Integracja z bazą danych regon znacząco przyspiesza proces dodawania nowych kontrahentów.
- Dzięki danym z Ministerstwa Finansów o aktywnych podatnikach VAT program eliminuje ryzyko odliczenia VAT z faktury wystawionej przez nieaktywnego podatnika.
- Wbudowany mechanizm oparty o sztuczną inteligencję wyuczy się schematów księgowania i podpowie sposób zaksięgowania dokumentu.
Praca ze skanami dokumentów
Program FinansNet z pewnością zaoszczędzi stresu spowodowanego zaginięciem dokumentu papierowego, który teoretycznie powinien być w segregatorze, albo związanego z wyblaknięciem faktury drukowanej w technologii termicznej. System pozwoli zaoszczędzić przestrzeń zajmowaną przez niezliczone segregatory, a tym samym obniżyć koszty przechowywania.
W segregatorze elektronicznym możemy przechowywać dokumenty, wyszukiwać je według zadanych kryteriów, księgować, drukować oraz wysyłać ich kopie mailem.
Korzystając z asysty Automatycznego Księgowego możemy szybko i bez wysiłku księgować wyciągi bankowe zawierające setki zapisów.
Biurko nie będzie już więcej zasypane niezliczoną liczbą oczekujących na księgowanie dokumentów. Wszystkie są zgromadzone w Systemie i widoczne dla użytkownika przez cały czas jego księgowania.
Dzięki zaawansowanym mechanizmom integracji dokumenty mogą trafiać do segregatora wprost z systemów magazynowych lub fakturujących.
Rozliczanie różnic kursowych
W każdej firmie przeprowadzającej operacje w walutach obcych różnice kursowe są dużym wyzwaniem. Jest to głównie spowodowane koniecznością odmiennego rozliczania ich dla potrzeb bilansowych i podatkowych. Księgowi z tym problemem radzą sobie w różny sposób. Jedni z początkiem kolejnego roku odwracają księgowania różnic roku poprzedniego, inni namawiają zarząd do przejścia na rozliczanie różnic kursowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, co wiąże się z koniecznością przeprowadzania badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.
System księgowy FinansNet rozwiązuje ten problem. Automatycznie rozliczy różnice kursowe zrealizowane, dokona przeszacowań kont walutowych na określony dzień oraz ustali wartość różnic podatkowych. Jeżeli zaistnieje potrzeba Kleks zaprezentuje w jaki sposób wyliczył wartości dla poszczególnych kont czy dokumentów. W efekcie plan kont może posiadać tylko dwa konta dla różnic kursowych: Różnice kursowe dodatnie, Różnice kursowe ujemne - bez konieczności rozróżniania na podatkowe i niepodatkowe.
Przeszacowania kont walutowych
System księgowy FinansNet bardzo sprawnie pomaga przeszacowywać salda kont oraz dokumenty w walutach obcych. Przeszacowanie jest dokonywane na dowolnie wybrany dzień, a System sam podpowie konta, które powinny podlegać przeszacowaniu. Dzięki przeszacowywaniu transakcji handlowych dokument po dokumencie można z łatwością odtworzyć pełną historię przeszacowań każdego dokumentu. System sam podpowie czy przeszacowywać dokumenty czy też salda, a wynikające z przeszacowań różnice nie muszą być księgowane na oddzielnych kontach różnic kursowych niezrealizowanych. Jeżeli zajdzie potrzeba program wyspecyfikuje wszystkie zrealizowane różnice na wybrany dzień roku obrotowego.
Wprowadzanie dokumentów przez zaznaczenie tekstu na wersji elektronicznej
Księgowanie dokumentu nie wymaga już dodatkowego miejsca na biurku, aby położyć tam dokument. Księgując dokument mamy cały czas na ekranie widoczny dokument, co bardzo ułatwia odszukiwanie na nim niezbędnych informacji. Przenosić te informacje z obrazu możemy na dwa sposoby:
1. Tradycyjne wpisywanie informacji za pomocą klawiatury
2. Przenoszenie informacji z obrazu dokumentu, przy pomocy myszy, we właściwe pola ekranu księgowania dokumentów
Taka metoda znacznie przyspiesza proces księgowania oraz minimalizuje możliwość pomyłki.
Tworzenie własnego raportu - generator
System księgowy FinansNet umożliwia tworzenie własnych raportów w prosty i intuicyjny sposób. Użytkownik sam definiuje wiersze raportu oraz przypisuje operacje matematyczne jakie należy wykonać w celu obliczenia jego wartości. Użytkownik samodzielnie definiuje zależności pomiędzy poszczególnymi wierszami raportu lub innych zdefiniowanych wcześniej raportów. Dzięki zastosowanym mechanizmom praca z raportami jest równie prosta jak obsługa arkusza kalkulacyjnego.
Wiekowanie rozrachunków
Bardzo użyteczny raport w przypadku składania wniosków kredytowych lub poddaniu sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Również dla własnych analiz stanu spływu należności ten raport jest bardzo pomocnym narzędziem. Oprócz tradycyjnego podziału rozrachunków na przedziały czasowe raport wskazuje również jaka część rozrachunków została uregulowana w stosunku do dnia raportu. Raport jest generowany w podziale na kontrahentów, co w istotny sposób ułatwia analizę pozycji rozrachunkowych.
